Auxiliar administrativo: o que fazer em uma entrevista de emprego

É muito comum que algumas pessoas iniciem suas carreiras na área administrativa, pois a partir dela, é possível avançar para outros cargos. Afinal, as rotinas administrativas são importantes em qualquer negócio, e o mercado de trabalho oferece muitas oportunidades para este cargo. Dessa forma, se você se interessa por um cargo de auxiliar administrativo e não sabe o que fazer para passar em uma entrevista de emprego, então, você veio ao lugar certo. Pois, reunimos aqui as melhores dicas para você, boa leitura!

Mas, o que é um auxiliar administrativo?

Para você que está iniciando no mercado de trabalho, tem uma noção básica sobre rotinas administrativas, mas não sabe como funciona esse cargo de auxiliar administrativo, é para isso que preparamos esse tópico. Saber o que é, quais são as responsabilidades, bem como quais são os requisitos para o cargo e a média salarial é fundamental para buscar oportunidades justas no mercado, e de acordo com as suas expectativas.

No geral, os auxiliares administrativos recebem aproximadamente R$1300 por mês. Esse valor varia conforme o segmento, as atividades e a formação do profissional. Em suma, o profissional atua no apoio à administração de uma empresa. Entre suas atribuições estão: 

• enviar, receber, organizar e arquivar documentos;
• verificar a entrada e a saída de correspondências; 
• atender telefone;
• ler, enviar e responder e-mails;
• recepcionar o público geral;
• elaborar e organizar agendas;
• suporte em serviços financeiros;
• demais atividade, a depender do setor que atua.  

Em outras palavras, o auxiliar administrativo irá prestar suporte na gestão das empresas, auxiliando principalmente os gestores de finanças, logística, pessoal e área operacional.

Ele é um profissional fundamental no acompanhamento e controle das rotinas de trabalho. E apesar do grande número de vagas oferecidos no mercado, ainda faltam profissionais qualificados ou que atendam todos os requisitos solicitados pelas empresas. 

Assistente ou auxiliar administrativo: qual a diferença?

Muitas pessoas não sabem a diferença entre assistente e auxiliar, ou ainda, acreditam que se trata da mesma coisa. No entanto, apesar de serem dois cargos na mesma área, há uma diferença em relação ao nível na hierarquia e, consequentemente, de responsabilidades.

O auxiliar administrativo irá exercer tarefas mais simples, já o assistente irá atuar como o braço direito do administrador, dessa forma, suas atividades são mais estratégicas. Ou seja, é um nível acima do auxiliar, portanto, recebe um salário um pouco maior.

É importante fazer essa distinção, pois muitas empresas contratam pessoas e registram como auxiliar, mas, na verdade, recebem responsabilidades de assistente, muitas vezes por falta de conhecimento mesmo. Por isso, é ideal que você conheça o cargo, para entender as expectativas e para que não se frustre no ambiente de trabalho. 

Se você está cursando uma faculdade de administração, por exemplo, pode conseguir um estágio na área como auxiliar administrativo, ou ao preencher alguns requisitos, você consegue submeter o seu currículo e começar pela base, é uma excelente oportunidade para descobrir qual área você se identifica mais. Muitas pessoas começam como auxiliares, e crescem dentro da organização, gradativamente. 

Isso facilita, pois, geralmente o cargo de auxiliar não exige uma formação específica, e isso pode representar a ascensão do profissional na área administrativa.  

Qual é o perfil profissional de um auxiliar administrativo?

Como dito, o cargo de auxiliar administrativo não possui tantas exigências, e é uma excelente forma de iniciar a vida profissional, principalmente se você ainda não tem certeza se quer permanecer na área. Mas, apesar de não ter tantas exigências, há um perfil que frequentemente é buscado pelas organizações. 

Habilidades técnicas e comportamentais

Esse cargo, muitas vezes, tem uma rotina dinâmica e desafiadora, afinal, lida com todos os aspectos de uma área, desde o atendimento ao público até a organização geral. Por isso, entre as principais competências, está a capacidade de lidar com o público, e a capacidade de gerenciar o tempo e as pressões do dia a dia. Isso também inclui saber lidar com as urgências e definição de prioridades. 

Além disso, se você pretende atuar na área administrativa, precisa aprimorar habilidades como trabalho em equipe, pró-atividade, criatividade, responsabilidade, organização e boa comunicação oral e escrita, por exemplo.

Em relação às habilidades técnicas, é esperado de um auxiliar administrativo que ele saiba  – ao menos ao nível básico – como utilizar máquinas comuns de escritório (impressora, computador, e outras), e destreza para trabalhar com tecnologia. Além é claro, de saber como elaborar relatórios, preencher planilhas e preparar apresentações. 

Sendo assim, para ter sucesso e crescer nessa área, o profissional deve ter conhecimento em informática e procurar aprimorar sempre esses conhecimentos. Bom humor e simpatia são outros pontos frequentemente buscados nesses profissionais.

Ter conhecimento em Inglês é considerado um diferencial, principalmente em multinacionais que lida com clientes de outros lugares do mundo. Por isso, vale a pena investir em educação, mesmo que a exigência do cargo seja apenas o ensino médio completo. 

Para isso, você pode buscar um curso profissionalizante, assim, aumentando as suas chances de concorrer para uma boa vaga no mercado. Confira a seguir mais dicas de como se preparar e se dar bem em uma entrevista de emprego para o cargo de auxiliar administrativo.   

3 Dicas para se sair bem em uma entrevista de emprego para auxiliar administrativo

Independente do cargo, quando você está sendo entrevistado, o recrutador vai querer entender sobre suas qualificações, porque você seria o candidato ideal para o cargo, bem como você se encaixa na empresa ou no setor. 

E encarar uma entrevista de emprego é uma tarefa que desperta nervosismo, ainda mais se for um cargo disputado como a área administrativa, por exemplo. Para te ajudar nesse momento, separamos a seguir algumas dicas que vão te ajudar a se preparar para seu grande momento, seja esta a sua primeira entrevista de emprego ou não. 

01. Prepare-se para a entrevista

Normalmente, os recrutadores vão avaliar as suas habilidades de comunicação, aptidão para organização, criatividade e pontualidade, por exemplo. Sendo assim, você deve se preparar para falar sobre suas habilidades e competências. 

Como muitos cargos na área administrativa exige o uso de computador e sistemas específicos, o ideal é que você treine essas habilidades em casa, no dia a dia, principalmente se você ainda não tem nenhuma experiência profissional.

Não só em relação à parte prática e operacional, você também precisa estar preparado para discutir sobre como organiza o seu ambiente de trabalho, ou administra o seu tempo.

É importante também você ficar atento ao seu comportamento durante a entrevista. Afinal, como um auxiliar administrativo costuma interagir muito com o público, é importante que demonstre postura, profissionalismo e objetividade. Se possível for, peça para que alguém de sua confiança te entreviste e observe em seu comportamento tudo aquilo que você não está vendo no primeiro momento.  

Além disso, não se esqueça de ler com muita atenção a descrição do cargo e as principais atividades a serem desempenhadas pelo profissional. Para te ajudar se você está apto a concorrer para o cargo, faça uma lista de suas habilidades e, na entrevista, não se esqueça de alinhar essas habilidades ao cargo. 

Por fim, uma das funções administrativas é saber interpretar e redigir e-mails. Nesse sentido, é importante que você treine suas habilidades de escrita e leitura. Pois, provavelmente os recrutadores irão pedir para você fazer uma redação. 

 

 

02. Algumas perguntas que podem cair na entrevista

Durante a sua preparação para a entrevista de emprego, pode ser importante revisar algumas perguntas e estudar algumas possíveis respostas. Não que você precise memorizar, afinal, você quer parecer o mais natural possível. Mas, ao estudar algumas perguntas, você poderá lidar melhor com imprevistos ou com situações que você não imaginava que o recrutador poderia te questionar. 

É sempre importante destacar suas experiências, sejam elas profissionais ou acadêmicas. Confira a seguir, algumas perguntas que podem surgir na sua entrevista para o cargo de auxiliar administrativo:

• Quais habilidades no computador você possui? E quais programas você tem mais facilidade em usar? 
• Como você lida ao gerenciar várias linhas telefônicas ao mesmo tempo? 
• O telefone está tocando e chega uma pessoa para atender no balcão, quem você atende primeiro? E porquê? 
• Como você se sente trabalhando em uma equipe? 
• Qual é o seu ponto mais forte, e como ele irá te ajudar nesse cargo? 
• Como você lida com a pressão do dia a dia? 
• Você tem dois projetos com prazos super apertados, como você define sua prioridade? 
• O que você espera de um supervisor?
• Você trabalha melhor com que tipo de pessoas? 
• Fale-me sobre algum projeto onde você foi bem-sucedido? Como foi? 
• Já teve alguma situação em que você tinha que lidar com o público? O que você acha disso? 
• Porque você acha que é o candidato ideal para este cargo? 
• O que você sabe sobre a nossa empresa e nossos serviços/produtos? 

03. Perguntas que você pode fazer ao entrevistador

Você sabia que além de fazer pesquisa sobre a empresa e estar preparado para a sua entrevista, você também pode fazer perguntas relevantes e inteligentes aos recrutadores? Fazer perguntas quando a oportunidade for dada a você é ideal para demonstrar interesse, pró-atividade e segurança. Elas podem ser: 

• Quais são as principais responsabilidades deste cargo? 
• Você pode me descrever um dia típico neste departamento? 
• Em que direção você enxerga essa empresa nos próximos cinco anos?
• Quais características o seu melhor auxiliar tem? Com que frequência as avaliações de desempenho são realizadas? 
• Quais habilidades são mais importantes para você, em um auxiliar administrativo? 
• Como os gestores encorajam as pessoas que trabalham no departamento? 
• Horas extras e trabalho aos fins de semana são esperados? 
• O que você mais gosta sobre trabalhar nesta empresa? 

Só tome cuidado para não perguntar antes do tempo, ou antes da oportunidade ser dada. E ainda, avalie o conteúdo discutido, e procure fazer perguntas relacionadas ao que foi conversado. Até porque, pode ser desrespeitoso e isso irá demonstrar o contrário daquilo que você precisa para ocupar o cargo: desespero e ansiedade, por exemplo.

Em conclusão, e como você pode observar, além de estudar para responder às perguntas específicas, você também deverá estar preparado para fazer perguntas ao recrutador e mostrar que tem interesse. Isto é, para ter sucesso em sua entrevista, é importante que você esteja o mais preparado possível para os diferentes tipos de situação. Assim, será possível se destacar enquanto candidato, mesmo que você não tenha tido nenhuma experiência profissional ainda.

Não se esqueça de sempre aprimorar os seus conhecimentos em Word, Excel, Power Point e Outlook. As empresas priorizam pessoas que dominam essas ferramentas, ou que têm ao menos disponibilidade e interesse para aprender sobre elas. 

O que vestir para uma entrevista de auxiliar administrativo

Sim, sua roupa pode te eliminar antes mesmo de você abrir a boca. Muita gente esquece que o recrutador começa a te avaliar desde o primeiro olhar — e o visual comunica muito.

Não, você não precisa comprar um terno caro ou um salto desconfortável. Mas também não dá pra aparecer de camiseta com estampa chamativa ou calça rasgada. O equilíbrio é a chave: o look certo transmite seriedade, responsabilidade e atenção aos detalhes — qualidades essenciais para quem quer uma vaga administrativa.

Dicas práticas:

• Mulheres: camisa de botão, calça social ou jeans escuro sem rasgos, cabelo preso ou bem arrumado. Nada de decotes ou maquiagem carregada.

• Homens: polo ou camisa lisa, calça jeans escura ou social, sapato ou tênis limpo. Evite bonés, correntes, chinelos.

Não se trata de ser alguém que você não é — mas sim mostrar que entende o ambiente profissional. A área administrativa exige organização e discrição, e a forma como você se apresenta já comunica isso.

Ah, e um detalhe que muitos esquecem: o cuidado com a higiene pessoal também conta. Unhas limpas, perfume leve, nada de cheiro de cigarro ou roupas amassadas. Seu visual pode ser seu aliado ou seu inimigo — escolha bem.

Erros que te eliminam na hora: o que não fazer na entrevista

Você pode ter um currículo ótimo e até boas respostas… mas um deslize pode te cortar em segundos. Sim, o mercado está cheio de candidatos que se sabotam por atitudes que poderiam ser evitadas.

Quer saber quais são os erros mais fatais que eliminam candidatos logo de cara?

Os campeões de rejeição:

• Chegar atrasado (ou muito cedo e parecer desesperado);

• Ficar olhando pro chão, celular ou evitando contato visual;

• Falar mal de empregos anteriores ou ex-chefes;

• Responder com frases prontas e vazias (“sou proativo”, “gosto de trabalhar em equipe”… e só);

• Não saber nada sobre a empresa — nem o nome do entrevistador;

• Interromper o recrutador;

• Exagerar ou mentir nas respostas.

Esses comportamentos passam uma imagem de despreparo, arrogância ou falta de maturidade — e são critérios eliminatórios para quem busca uma vaga administrativa.

Um detalhe importante: o nervosismo é esperado e normal, mas ele não pode ser desculpa para a falta de educação ou interesse. Mostre que você se preparou, que sabe ouvir e que respeita aquele momento.

Evite esses erros e você já vai estar à frente de muita gente. Acredite: no básico, é onde a maioria tropeça.

Exemplos de respostas que impressionam o recrutador

Na hora da entrevista, suas respostas são sua vitrine. Mas o erro de muita gente é soar genérico, automático, robótico. Quer se destacar? Use exemplos reais. Mostre como você age, e não só o que você diz.

Aqui vão alguns exemplos prontos, com comentários:

Pergunta: “Qual é o seu ponto forte?”

Boa resposta: “Sou muito organizada. No meu curso técnico, fui responsável por organizar os arquivos e entregas do grupo. Criei planilhas no Excel para acompanhar prazos e isso ajudou a gente a entregar tudo em dia.”

Comentário: aqui, a candidata comprova a habilidade com uma experiência, mesmo sem ter trabalhado formalmente.

Pergunta: “Como lida com pressão?”

Boa resposta: “No meu último semestre, tive três trabalhos para entregar na mesma semana. Criei uma agenda de horários, foquei uma tarefa por vez e evitei distrações. Isso me ajudou a manter a calma e entregar tudo com qualidade.”

Comentário: ela mostra organização emocional e prática, sem clichês.

Evite respostas genéricas. Use a fórmula: situação real + ação que tomou + resultado. Isso passa verdade, preparo e segurança.

Como se sair bem mesmo sem experiência profissional

“Mas eu nunca trabalhei antes…” — se essa frase está te travando, respira fundo. Experiência profissional não é o único critério que os recrutadores avaliam. E você tem muito mais pra mostrar do que imagina.

A chave está em transformar sua vivência pessoal, escolar e até familiar em argumentos profissionais. Veja como:

Dicas para destacar mesmo sem carteira assinada:

• Já organizou eventos da escola ou igreja? Isso mostra liderança.

• Fez trabalhos em grupo? Fale sobre como coordenou prazos e entregas.

• Já ajudou alguém com tarefas no computador? Mostre que sabe usar tecnologia.

• Fez cursos online de Word, Excel, atendimento? Cite isso como diferencial.

Além disso, os recrutadores valorizam atitudes e comportamentos: pontualidade, vontade de aprender, responsabilidade, comunicação.

Mostre que você tem perfil e potencial. Uma empresa que contrata auxiliar administrativo quer alguém que segure as pontas, mesmo sem diploma.

Você só precisa mostrar, com confiança, que está pronta pra começar, aprender e crescer. Quem tem atitude se destaca — mesmo sem experiência.

O que falar no final da entrevista: como encerrar com confiança

A entrevista parece que foi bem… mas e agora? Você levanta, diz “tchau” e vai embora? Não. Essa é sua chance de deixar uma última impressão marcante.

O fim da entrevista é o momento de:

• Reforçar seu interesse pela vaga;

• Mostrar gratidão e educação;

• Perguntar os próximos passos do processo seletivo.

O que dizer?

“Agradeço pela oportunidade e por todas as informações. Fiquei ainda mais interessada na vaga. Existe alguma previsão para os próximos passos?”

Essa frase mostra: respeito, interesse e confiança — sem arrogância.

Outras boas opções:
“Gostei muito da conversa e acredito que posso contribuir com a equipe. Fico à disposição para qualquer outra etapa.”

Evite frases do tipo:

• “Você acha que fui bem?”

• “Você vai me contratar?”

Essas mostram ansiedade e insegurança.

Saia da entrevista como entrou: com postura, sorriso discreto e agradecendo. Isso faz diferença. E pode ser o detalhe que te coloca na frente.

Checklist pré-entrevista: o que revisar no dia anterior

O nervosismo no dia da entrevista pode ser reduzido — e muito — com planejamento. Não deixe pra se preparar de última hora. Use esse checklist prático pra garantir que nada vai sair do controle:

Um dia antes da entrevista:

• Leia novamente a vaga e veja os requisitos;

• Estude sobre a empresa: setor, produtos, valores;

• Escolha a roupa e deixe pronta (passada e limpa);

• Confirme o endereço, o horário e o nome do entrevistador;

• Imprima o currículo atualizado (leve pelo menos 2 vias);

• Revise suas experiências e anote exemplos que pretende usar;

• Treine respostas para perguntas clássicas (ver seção acima);

• Durma bem — evite café e telas até tarde.

No dia da entrevista:

• Tome um café da manhã leve;

• Chegue com 15 minutos de antecedência;

• Leve um documento com foto;

• Mantenha a postura, o celular no silencioso e atenção total.

Esse checklist pode parecer simples, mas ele evita erros bobos que reprovam candidatos.

Organização é uma das principais habilidades de um auxiliar administrativo — e começa antes mesmo de ser contratado.

Sem dúvidas, a área administrativa pode ser uma grande porta de entrada para a sua carreira. Independente se você pretende continuar na área ou não, essa área é vista como o ponta-pé inicial de muitos profissionais de sucesso. 

Você já sabe o que fazer para mandar bem na entrevista. Agora é hora de dar o próximo passo: encontrar a vaga certa para você.

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