O auxiliar administrativo é uma das vagas mais disputadas nos processos seletivos. Pois se trata de um cargo que não exige ensino superior, mas ao mesmo tempo oferece boas oportunidades de crescimento profissional. Nisso surge uma grande dúvida: como um candidato a auxiliar administrativo se destaca sendo um cargo tão concorrido?
A maioria das empresas precisa de um auxiliar administrativo, porque esse profissional ajuda a administrar os recursos da organização.
Ele cuida de tarefas relacionadas à organização de reuniões e eventos, organiza a agenda de compromissos dos executivos e atende os clientes e fornecedores da empresa.
Neste artigo você vai conhecer mais a fundo a profissão, as habilidades necessárias para se candidatar ao cargo e como aumentar suas chances a organização te contratar.
O que faz o auxiliar administrativo?
Esse profissional tem a função de dar apoio à parte administrativa da empresa.
Ele pode trabalhar em mais de um setor como RH, vendas, financeiro, compras, contábil, marketing, entre outros.
Por isso dependendo da empresa com que o auxiliar administrativo trabalha suas atividades de rotina podem variar.
Mas entre as tarefas que esse profissional mais realiza estão:
- organizar arquivos e documentos internos;
- preencher formulários, planilhas e outros documentos;
- redigir e digitar comunicados e documentos;
- enviar e receber correspondências;
- criar agendas de atividades internas e externas;
- atualizar a agenda de contatos da empresa;
- coordenar a compra de insumos e materiais;
- participar de reuniões de diferentes setores, quando for necessário;
- auxiliar a organização de eventos;
- atender ao telefone e responder e-mails;
- receber clientes, fornecedores e visitantes;
- tirar cópias;
- realizar serviços de apoio ao setor financeiro;
- apoiar o controle de estoque;
- ajudar o setor pessoal;
- operar programas e equipamentos para o bom funcionamento do escritório;
- preparar apresentações, documentos e outros relatórios.
Esse profissional também pode se especializar em uma determinada área, podendo realizar tarefas de setores especializados como financeiro, RH, entre outros.
Qual a diferença entre auxiliar administrativo e assistente administrativo?
Já aconteceu de você ver as vagas para auxiliar administrativo e assistente administrativo e pensar que se trata da mesma função?
Isso é comum, já que os dois cargos são da mesma área, no entanto são funções diferentes, o que muda é a complexidade das tarefas e responsabilidades.
Pois o auxiliar administrativo realiza tarefas mais simples como cuidar a agenda dos executivos, recepcionar clientes e fornecedores e organizar documentos.
Por outro lado o assistente administrativo cuida de tarefas mais estratégicas, sendo o braço direito do gestor e atuando em atividades administrativas e financeiras.
Além do mais, para trabalhar como auxiliar administrativo a exigência é ter o ensino médio completo enquanto que para atuar como assistente administrativo você precisa estar cursando a graduação de Administração.
Quais habilidades um candidato a auxiliar administrativo precisa ter?
Em um processo seletivo o recrutador avalia algumas habilidades essenciais para esse profissional.
Vamos conhecê-las.
Facilidade ao lidar com tecnologia
A primeira habilidade que os recrutadores consideram no produto seletivo é se o candidato tem facilidade para usar computadores.
Pois no dia a dia do auxiliar administrativo ele precisa executar tarefas no dispositivo como redigir cartas e documentos no Word, elaborar planilhas no Excel e usar outros tipos de software e a internet.
Caso você não tenha muito conhecimento em informática faça pequenos cursos que possam ajudar você a desenvolver essa habilidade.
Organização
O auxiliar administrativo precisa ser organizado, pois ele tem a função de organizar o estoque de materiais, utilização das salas de reunião, arquivos e documentos.
Por isso é preciso desenvolver essa habilidade caso queira se candidatar a esse cargo.
Pró-atividade
Esse profissional também necessita ser proativo e tomar a iniciativa para solucionar problemas com rapidez.
Assim você precisa começar a pensar como agir caso algum imprevisto ocorra ao invés de apenas aguardar por orientações.
Gestão de tempo
O auxiliar administrativo deve saber como administrar o tempo, pois a empresa exigem alta produtividade desse profissional.
Por isso ele precisa saber como gerir o tempo de modo que dê tempo de fazer todas as tarefas do dia.
Boa comunicação
Esse profissional precisa interagir todos os dias com pessoas de diferentes tipos.
Assim é essencial que ele tenha boa comunicação e saiba se relacionar com todos.
Além disso, ele também deve ter paciência com as pessoas, respeitar os cargos e ajudar a manter a harmonia do ambiente de trabalho.
Matemática e língua portuguesa
Redigir textos e negociar com fornecedores fazem parte das tarefas diárias do auxiliar administrativo, por isso ele precisa entender as regras gramaticais e fazer contas.
Dessa forma poderá evitar erros e evitar prejuízos para o negócio.
Capacidade de concentração
Esse profissional também precisa ter uma boa capacidade de concentração para que consiga se organizar no trabalho e a apresentar a produtividade exigida.
Por isso é preciso evitar distrair-se com qualquer coisa e saber manter o foco sobre as atividades que está realizando.
Autonomia
Outra habilidade muito valorizada para selecionar um candidato para esse cargo é a autonomia.
Pois esse profissional precisa administrar suas tarefas com equilíbrio e usar suas habilidades de acordo com o que a empresa pede.
Assim ele não deve esperar que o gestor esteja sempre atento às suas tarefas.
Pois pode acabar prejudicando sua produtividade e atrasando o trabalho dos outros setores.
Conhecer a empresa
Esse profissional também precisa conhecer profundamente a empresa.
Pois como ele tem contato com todos os setores é preciso que conheça todos os processos, cargos e regras da organização.
Além do mais, se identificar com a cultura da empresa também é uma boa qualidade.
Assim poderá realizar seu trabalho com mais afinco e sendo um verdadeiro representante da organização para clientes, fornecedores e colegas.
Fazer curso técnico de administração
Atualmente as empresas estão exigindo cada vez mais dos candidatos e ter um curso técnico de administração pode ajudar você a se destacar no mercado.
E se você estiver cursando uma graduação em administração melhor ainda.
Pois assim terá mais conhecimento na área, o que as organizações valorizam muito.
Boa memória
Essa é outra habilidade que o auxiliar administrativo precisa usar no dia a dia.
Pois ele precisará se lembrar dos nomes dos profissionais de diferentes setores para poder se relacionar, além de clientes e fornecedores.
Ser confiável
Como o auxiliar administrativo lida com documentos e informações importantes é preciso que ele seja uma pessoa honesta e discreta.
Dessa forma o gestor terá mais segurança em revelar esses dados e informações.
Além realizar o trabalho com mais eficácia.
Saber lidar com a pressão
Esse profissional também precisa saber lidar com a pressão.
Pois a empresa costuma exigir rapidez e eficiência na execução de suas tarefas.
Por isso é importante que você tenha inteligência emocional e consiga passar por situações difíceis.
Onde o auxiliar administrativo pode trabalhar?
O campo para o auxiliar administrativo trabalhar é muito amplo.
Pois esse profissional pode atuar na empresa em áreas como financeiro, RH, compras, logística e marketing.
Ele também pode trabalhar na prefeitura, na área da saúde, em instituições de ensino, na área comercial, em hotéis, salões de beleza, restaurantes e supermercados.
Além disso, dependendo da área em que o auxiliar administrativo trabalhar suas tarefas podem mudar.
Na área comercial, por exemplo, ele lidará mais com o contato de clientes e fornecedores, além de apoiar as atividades do setor.
Por outro lado em uma instituição de ensino ele ajudará na organização dos registros dos estudantes e terá contato direto com os professores.
Quais os tipos de auxiliar administrativo?
Algumas empresas especificam a atuação desse profissional a apenas um setor, assim pode ser que você encontre vagas de auxiliar administrativo de diferentes formas, como:
- financeiro – nesse caso o profissional cuida do lançamento de notas fiscais, ajuda nas tarefas de faturamento e realiza registros passivos;
- pessoal – esse tipo auxilia o departamento pessoal emitindo a folha de pagamento, gerenciando as férias, fazendo o controle de ponto e entrega de vales e documentos;
- escritório – atua em empresas de pequeno e médio porte, ajudando todos os setores, realizando serviços internos e externos;
- bilíngüe – nesse caso ele atua como secretário ou facilitando a relação da empresa e agentes estrangeiros;
- contábil – realiza funções contábeis como conciliações de contas, registro de documentos e escrituração fiscal.
Quais as competências comportamentais necessárias para se tornar um auxiliar administrativo?
Como mencionamos neste artigo o auxiliar administrativo é um profissional que precisa saber lidar com a pressão, ter um bom relacionamento com as pessoas e habilidade para administrar seu tempo.
Por isso é preciso que ele desenvolva competências comportamentais que o ajudem a realizar suas tarefas com mais eficácia.
Entre essas competências estão:
- ética;
- capacidade de comunicação;
- cordialidade;
- empatia;
- resiliência;
- paciência;
- organização;
- flexibilidade;
- pró-atividade;
- criatividade
- inteligência emocional;
- liderança.
Qual a média salarial do auxiliar administrativo?
Em 2024, o salário médio de um auxiliar administrativo no Brasil é de R$ 1.827,00, com um teto que pode chegar a R$ 2.825,00, dependendo da experiência e do porte da empresa. Em cidades como São Paulo, esse valor médio sobe para cerca de R$ 2.023,00, e no Rio de Janeiro, a média é de R$ 1.785,00. Esses valores variam conforme o setor de atuação e a localização.
A jornada de trabalho para esse profissional geralmente é de 43 horas semanais, sendo São Paulo uma das cidades com maior número de contratações. Setores como contabilidade, recursos humanos e atendimento hospitalar são os que mais contratam auxiliares administrativos.
Mas é possível encontrar vagas em vários estados brasileiros, sendo que os setores que mais contratam são:
- contabilidade;
- transporte rodoviário de carga;
- locação de mão-de-obra temporária;
- escritórios;
- saúde;
- construção civil;
- comércio e varejo;
- prestação de serviços;
- limpeza em prédios e em domicílios;
- preparação de documentos e serviços de apoio administrativo.
Como aumentar as chances de ser selecionado para auxiliar administrativo?
Uma das principais formas de aumentar suas chances de te contratarem como auxiliar administrativo é fazer uma graduação em administração.
Pois na faculdade você obterá conhecimentos gerais e específicos sobre gestão de pessoas, liderança organizacional e planejamento estratégico.
Esses conhecimentos são muito valorizados pelas empresas.
Além disso, você também poderá ter uma possibilidade maior de ser promovido com o tempo.
No entanto cursando uma faculdade você também terá mais oportunidade para trabalhar em outras áreas, podendo ser um pesquisador e professor em administração, consultor e ainda se tornar empreendedor e abrir seu próprio negócio.
O curso de administração tem duração de 4 anos, sendo que você pode fazer em formato presencial ou à distância, dependendo da faculdade ou universidade que você ingresse e também do tempo que você tem para estudar.
Além do curso de graduação você pode obter outros conhecimentos para aumentar suas chances de ser contratado.
Entre eles está o inglês que as empresas exigem atualmente em especial os hotéis, companhias aéreas e fornecedores estrangeiros.
Você também deve ter boa habilidade em digitação, já que precisa de rapidez para digitar textos e também saber escrever de modo formal, o que é necessário ao redigir documentos.
Mas se você não tiver condições de fazer uma graduação agora pode fazer um curso técnico e outros cursos para ajudar a desenvolver as habilidades necessárias para atuar como auxiliar administrativo.
Entre esses cursos estão: oratória, informática, técnicas de redação e interpretação de texto e marketing pessoal.
Como se preparar para a entrevista de auxiliar administrativo
Quer se destacar na entrevista? Aqui estão algumas dicas para você brilhar:
-
Revise suas habilidades: Domine as competências técnicas e comportamentais exigidas para a função. Comunicação eficaz, organização e proatividade são habilidades que você precisa demonstrar.
-
Pesquise sobre a empresa: Conheça sua história, seus valores e, principalmente, como suas habilidades podem agregar valor ao time. Isso mostra que você se preparou e está comprometido.
-
Traga exemplos práticos: Pense em situações reais em que você foi proativo, organizado ou solucionou problemas. Isso ajuda o entrevistador a visualizar como você vai atuar na prática.
-
Faça perguntas inteligentes: Mostre interesse genuíno perguntando sobre os desafios da empresa e como você pode ajudar a superá-los.
Erros comuns que um auxiliar administrativo deve evitar
Para evitar tropeços no início da carreira, fique atento a esses pontos:
-
Desorganização: Com tantas tarefas diárias, como controle de documentos e gestão de reuniões, a falta de organização pode prejudicar seriamente seu trabalho. Use ferramentas como calendários e listas de tarefas para manter tudo sob controle.
-
Falta de familiaridade com tecnologia: Se você não domina ferramentas como o Pacote Office, especialmente Excel e Word, pode acabar atrasando processos importantes. Aproveite cursos online para se aprimorar.
-
Incapacidade de lidar com pressão: A rotina pode ser intensa. Desenvolva a capacidade de manter a calma e ser produtivo mesmo sob estresse. O uso de técnicas de gestão de tempo pode ajudar a distribuir as tarefas de forma equilibrada.
Como crescer na carreira de auxiliar administrativo
Se você pensa que o cargo de auxiliar administrativo é o fim da linha, está enganado! O grande trunfo dessa função é que ela oferece um leque de possibilidades de crescimento. Com dedicação e as habilidades certas, você pode avançar para posições como assistente administrativo, coordenador ou até funções específicas em setores como recursos humanos ou finanças.
O primeiro passo é se especializar. Se você quer crescer, invista em cursos técnicos ou de graduação na área de administração. Além disso, hoje em dia, ter conhecimento em gestão de projetos ou até mesmo em línguas estrangeiras pode te dar uma vantagem competitiva. Outra dica é se manter sempre atualizado com as novas tecnologias. Dominar ferramentas que otimizam a gestão do trabalho, como softwares de ERP (Enterprise Resource Planning), pode te colocar em destaque.
Além da formação, demonstre proatividade. Mostre para os gestores que você é capaz de assumir mais responsabilidades e que está disposto a aprender e a se adaptar a novas situações. Um dos grandes segredos para crescer na carreira é ser visto como uma pessoa confiável e indispensável.
A importância da resiliência e empatia no ambiente de trabalho
Você já parou para pensar no quão importante é ser resiliente no ambiente de trabalho? O auxiliar administrativo, por lidar com diferentes setores e pessoas diariamente, precisa manter a calma e o equilíbrio diante de situações inesperadas. Imagina estar no meio de um processo de fechamento financeiro e um cliente liga com uma demanda urgente. Saber lidar com a pressão, resolver o problema do cliente e continuar suas tarefas é o que diferencia um bom profissional de um excelente.
Além da resiliência, empatia é uma habilidade que não pode faltar. Um auxiliar administrativo não lida apenas com papéis e números, mas também com pessoas. Entender as necessidades dos colegas de trabalho, dos gestores e até dos clientes é essencial para manter um ambiente harmônico e colaborativo. Empatia é mais do que simplesmente ser educado, é realmente se colocar no lugar do outro e buscar soluções que ajudem todos os envolvidos.
Ferramentas tecnológicas essenciais para o auxiliar administrativo
Para ser um profissional completo, é importante dominar as seguintes ferramentas:
-
Pacote Office:
- Excel: Criar relatórios, gráficos e gerenciar planilhas é essencial.
- Word: Redigir documentos formais e cartas com precisão.
- PowerPoint: Criar apresentações eficazes.
-
Softwares de gestão:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Gerencia todas as atividades da empresa em um só lugar.
- CRM (Customer Relationship Management): Ferramenta usada para gerenciar o relacionamento com clientes.
Dica: se você não está familiarizado com essas ferramentas, aproveite os diversos cursos online gratuitos disponíveis para aprimorar seu conhecimento.
Como você viu para ter mais chances de te selecionarem para o cargo de auxiliar administrativo é preciso desenvolver várias habilidades.
Entre elas estão:
- facilidade ao lidar com tecnologia;
- organização;
- pró-atividade;
- gestão de tempo;
- boa comunicação;
- matemática e língua portuguesa;
- capacidade de concentração;
- autonomia;
- conhecer a empresa;
- fazer curso técnico de administração;
- boa memória;
- ser confiável;
- saber lidar com a pressão.
Pois esse profissional lida diretamente com a área administrativa da empresa.
Assim ele deve estar preparado para redigir e organizar documentos, recepcionar clientes, negociar com fornecedores, ter contato com diferentes setores da empresa e manter sigilo sobre dados e informações confidenciais.
Além disso, o auxiliar administrativo deve fazer suas tarefas em tempo ágil e saber lidar com a pressão do dia a dia.
Pois exigirão rapidez e eficácia.
Uma boa forma de se preparar antes de enviar um currículo é fazendo um curso técnico de administração e pequenos cursos que ajudem a desenvolver sua comunicação, melhorem suas habilidades com o pacote office e com a escrita.
Dessa forma você poderá aumentar a possibilidade de te contratarem e poderá alcançar um bom crescimento profissional.
E se você acha que já está preparado para encarar um processo seletivo para auxiliar administrativo então conheça as soluções para candidatos da Empregare.
Você vai poder se candidatar às vagas que quiser e acompanhar todo o processo seletivo.
Não perca tempo e confira as vagas de auxiliar administrativo no nosso site.
Aproveite e leia nosso texto especial com tudo o que você precisa saber sobre o cargo de Auxiliar administrativo. Lá você encontra tarefas comuns, competências, área de atuação, cursos e muito mais. Auxiliar administrativo: conheça tudo sobre essa profissão.
