É muito comum que algumas pessoas iniciem suas carreiras na área administrativa, pois a partir dela, é possível avançar para outros cargos. Afinal, as rotinas administrativas são importantes em qualquer negócio, e o mercado de trabalho oferece muitas oportunidades para este cargo. Dessa forma, se você se interessa por um cargo de auxiliar administrativo e não sabe o que fazer para passar em uma entrevista de emprego, então, você veio ao lugar certo. Pois, reunimos aqui as melhores dicas para você, boa leitura!
Mas, o que é um auxiliar administrativo?
Para você que está iniciando no mercado de trabalho, tem uma noção básica sobre rotinas administrativas, mas não sabe como funciona esse cargo de auxiliar administrativo, é para isso que preparamos esse tópico. Saber o que é, quais são as responsabilidades, bem como quais são os requisitos para o cargo e a média salarial é fundamental para buscar oportunidades justas no mercado, e de acordo com as suas expectativas.
No geral, os auxiliares administrativos recebem aproximadamente R$1300 por mês. Esse valor varia conforme o segmento, as atividades e a formação do profissional. Em suma, o profissional atua no apoio à administração de uma empresa. Entre suas atribuições estão:
- enviar, receber, organizar e arquivar documentos;
- verificar a entrada e a saída de correspondências;
- atender telefone;
- ler, enviar e responder e-mails;
- recepcionar o público geral;
- elaborar e organizar agendas;
- suporte em serviços financeiros;
- demais atividade, a depender do setor que atua.
Em outras palavras, o auxiliar administrativo irá prestar suporte na gestão das empresas, auxiliando principalmente os gestores de finanças, logística, pessoal e área operacional.
Ele é um profissional fundamental no acompanhamento e controle das rotinas de trabalho. E apesar do grande número de vagas oferecidos no mercado, ainda faltam profissionais qualificados ou que atendam todos os requisitos solicitados pelas empresas.
Assistente ou auxiliar administrativo: qual a diferença?
Muitas pessoas não sabem a diferença entre assistente e auxiliar, ou ainda, acreditam que se trata da mesma coisa. No entanto, apesar de serem dois cargos na mesma área, há uma diferença em relação ao nível na hierarquia e, consequentemente, de responsabilidades.
O auxiliar administrativo irá exercer tarefas mais simples, já o assistente irá atuar como o braço direito do administrador, dessa forma, suas atividades são mais estratégicas. Ou seja, é um nível acima do auxiliar, portanto, recebe um salário um pouco maior.
É importante fazer essa distinção, pois muitas empresas contratam pessoas e registram como auxiliar, mas, na verdade, recebem responsabilidades de assistente, muitas vezes por falta de conhecimento mesmo. Por isso, é ideal que você conheça o cargo, para entender as expectativas e para que não se frustre no ambiente de trabalho.
Se você está cursando uma faculdade de administração, por exemplo, pode conseguir um estágio na área como auxiliar administrativo, ou ao preencher alguns requisitos, você consegue submeter o seu currículo e começar pela base, é uma excelente oportunidade para descobrir qual área você se identifica mais. Muitas pessoas começam como auxiliares, e crescem dentro da organização, gradativamente.
Isso facilita, pois, geralmente o cargo de auxiliar não exige uma formação específica, e isso pode representar a ascensão do profissional na área administrativa.
Qual é o perfil profissional de um auxiliar administrativo?
Como dito, o cargo de auxiliar administrativo não possui tantas exigências, e é uma excelente forma de iniciar a vida profissional, principalmente se você ainda não tem certeza se quer permanecer na área. Mas, apesar de não ter tantas exigências, há um perfil que frequentemente é buscado pelas organizações.
Habilidades técnicas e comportamentais
Esse cargo, muitas vezes, tem uma rotina dinâmica e desafiadora, afinal, lida com todos os aspectos de uma área, desde o atendimento ao público até a organização geral. Por isso, entre as principais competências, está a capacidade de lidar com o público, e a capacidade de gerenciar o tempo e as pressões do dia a dia. Isso também inclui saber lidar com as urgências e definição de prioridades.
Além disso, se você pretende atuar na área administrativa, precisa aprimorar habilidades como trabalho em equipe, pró-atividade, criatividade, responsabilidade, organização e boa comunicação oral e escrita, por exemplo.
Em relação às habilidades técnicas, é esperado de um auxiliar administrativo que ele saiba – ao menos ao nível básico – como utilizar máquinas comuns de escritório (impressora, computador, e outras), e destreza para trabalhar com tecnologia. Além é claro, de saber como elaborar relatórios, preencher planilhas e preparar apresentações.
Sendo assim, para ter sucesso e crescer nessa área, o profissional deve ter conhecimento em informática e procurar aprimorar sempre esses conhecimentos. Bom humor e simpatia são outros pontos frequentemente buscados nesses profissionais.
Ter conhecimento em Inglês é considerado um diferencial, principalmente em multinacionais que lida com clientes de outros lugares do mundo. Por isso, vale a pena investir em educação, mesmo que a exigência do cargo seja apenas o ensino médio completo.
Para isso, você pode buscar um curso profissionalizante, assim, aumentando as suas chances de concorrer para uma boa vaga no mercado. Confira a seguir mais dicas de como se preparar e se dar bem em uma entrevista de emprego para o cargo de auxiliar administrativo.
3 Dicas para se sair bem em uma entrevista de emprego para auxiliar administrativo
Independente do cargo, quando você está sendo entrevistado, o recrutador vai querer entender sobre suas qualificações, porque você seria o candidato ideal para o cargo, bem como você se encaixa na empresa ou no setor.
E encarar uma entrevista de emprego é uma tarefa que desperta nervosismo, ainda mais se for um cargo disputado como a área administrativa, por exemplo. Para te ajudar nesse momento, separamos a seguir algumas dicas que vão te ajudar a se preparar para seu grande momento, seja esta a sua primeira entrevista de emprego ou não.
01. Prepare-se para a entrevista
Normalmente, os recrutadores vão avaliar as suas habilidades de comunicação, aptidão para organização, criatividade e pontualidade, por exemplo. Sendo assim, você deve se preparar para falar sobre suas habilidades e competências.
Como muitos cargos na área administrativa exige o uso de computador e sistemas específicos, o ideal é que você treine essas habilidades em casa, no dia a dia, principalmente se você ainda não tem nenhuma experiência profissional.
Não só em relação à parte prática e operacional, você também precisa estar preparado para discutir sobre como organiza o seu ambiente de trabalho, ou administra o seu tempo.
É importante também você ficar atento ao seu comportamento durante a entrevista. Afinal, como um auxiliar administrativo costuma interagir muito com o público, é importante que demonstre postura, profissionalismo e objetividade. Se possível for, peça para que alguém de sua confiança te entreviste e observe em seu comportamento tudo aquilo que você não está vendo no primeiro momento.
Além disso, não se esqueça de ler com muita atenção a descrição do cargo e as principais atividades a serem desempenhadas pelo profissional. Para te ajudar se você está apto a concorrer para o cargo, faça uma lista de suas habilidades e, na entrevista, não se esqueça de alinhar essas habilidades ao cargo.
Por fim, uma das funções administrativas é saber interpretar e redigir e-mails. Nesse sentido, é importante que você treine suas habilidades de escrita e leitura. Pois, provavelmente os recrutadores irão pedir para você fazer uma redação.
02. Algumas perguntas que podem cair na entrevista
Durante a sua preparação para a entrevista de emprego, pode ser importante revisar algumas perguntas e estudar algumas possíveis respostas. Não que você precise memorizar, afinal, você quer parecer o mais natural possível. Mas, ao estudar algumas perguntas, você poderá lidar melhor com imprevistos ou com situações que você não imaginava que o recrutador poderia te questionar.
É sempre importante destacar suas experiências, sejam elas profissionais ou acadêmicas. Confira a seguir, algumas perguntas que podem surgir na sua entrevista para o cargo de auxiliar administrativo:
- Quais habilidades no computador você possui? E quais programas você tem mais facilidade em usar?
- Como você lida ao gerenciar várias linhas telefônicas ao mesmo tempo?
- O telefone está tocando e chega uma pessoa para atender no balcão, quem você atende primeiro? E porquê?
- Como você se sente trabalhando em uma equipe?
- Qual é o seu ponto mais forte, e como ele irá te ajudar nesse cargo?
- Como você lida com a pressão do dia a dia?
- Você tem dois projetos com prazos super apertados, como você define sua prioridade?
- O que você espera de um supervisor?
- Você trabalha melhor com que tipo de pessoas?
- Fale-me sobre algum projeto onde você foi bem-sucedido? Como foi?
- Já teve alguma situação em que você tinha que lidar com o público? O que você acha disso?
- Porque você acha que é o candidato ideal para este cargo?
- O que você sabe sobre a nossa empresa e nossos serviços/produtos?
03. Perguntas que você pode fazer ao entrevistador
Você sabia que além de fazer pesquisa sobre a empresa e estar preparado para a sua entrevista, você também pode fazer perguntas relevantes e inteligentes aos recrutadores? Fazer perguntas quando a oportunidade for dada a você é ideal para demonstrar interesse, pró-atividade e segurança. Elas podem ser:
- Quais são as principais responsabilidades deste cargo?
- Você pode me descrever um dia típico neste departamento?
- Em que direção você enxerga essa empresa nos próximos cinco anos?
- Quais características o seu melhor auxiliar tem? Com que frequência as avaliações de desempenho são realizadas?
- Quais habilidades são mais importantes para você, em um auxiliar administrativo?
- Como os gestores encorajam as pessoas que trabalham no departamento?
- Horas extras e trabalho aos fins de semana são esperados?
- O que você mais gosta sobre trabalhar nesta empresa?
Só tome cuidado para não perguntar antes do tempo, ou antes da oportunidade ser dada. E ainda, avalie o conteúdo discutido, e procure fazer perguntas relacionadas ao que foi conversado. Até porque, pode ser desrespeitoso e isso irá demonstrar o contrário daquilo que você precisa para ocupar o cargo: desespero e ansiedade, por exemplo.
Em conclusão, e como você pode observar, além de estudar para responder às perguntas específicas, você também deverá estar preparado para fazer perguntas ao recrutador e mostrar que tem interesse. Isto é, para ter sucesso em sua entrevista, é importante que você esteja o mais preparado possível para os diferentes tipos de situação. Assim, será possível se destacar enquanto candidato, mesmo que você não tenha tido nenhuma experiência profissional ainda.
Não se esqueça de sempre aprimorar os seus conhecimentos em Word, Excel, Power Point e Outlook. As empresas priorizam pessoas que dominam essas ferramentas, ou que têm ao menos disponibilidade e interesse para aprender sobre elas.
Sem dúvidas, a área administrativa pode ser uma grande porta de entrada para a sua carreira. Independente se você pretende continuar na área ou não, essa área é vista como o ponta-pé inicial de muitos profissionais de sucesso.
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