Entrevista de emprego para recepcionista: como se sair bem?

Está em busca de uma vaga, mas não sabe como se sair bem na entrevista de emprego para recepcionista?

Então você vai gostar das informações deste artigo, pois nele vai descobrir qual o perfil do recepcionista ideal, como aumentar suas chances de ser selecionado e como se sair bem na entrevista.

Mas antes vamos entender…

O que faz um recepcionista?

Esse profissional tem como papel principal atender ao público, seja de forma presencial, por telefone ou e-mail.

Entre suas funções estão:

• agendar compromissos;
• fornecer informações;
• orientar as pessoas e visitantes;
• recepcionar visitantes e clientes;
• atender ligações;
• anotar recados;
• enviar e receber correspondências;
• fazer o pedido de compra de materiais para a empresa;
• marcar reuniões;
• arquivar documentos;
• esclarecer dúvidas;
• cuidar da agenda de seus superiores;
• registrar informações;
• controlar o acesso das pessoas.

O recepcionista pode trabalhar em empresas de diferentes segmentos como: indústrias, clínicas e estabelecimentos comerciais.

Qual o perfil do recepcionista ideal?

O recepcionista que as empresas em geral procuram possui uma série de características comportamentais que o ajudam a prestar um trabalho diferenciado e que é capaz de encantar o cliente e passar uma boa imagem.

Vamos conferir quais são essas características a seguir.

Comunicativo

Uma das competências comportamentais essenciais para o recepcionista é se comunicar bem, apresentando uma linguagem clara e objetiva, livre de gírias, palavrões e palavras muito difíceis.

Ele precisa saber se comunicar com pessoas de idades, condições sociais e lugares diferentes.

Além da comunicação oral ele também deve apresentar uma boa escrita, já que as anotações e registros de informações farão parte de sua rotina.

Assim deve ter uma boa ortografia e conhecer as regras gramaticais em geral.

Ético

Todo profissional deve ter ética, no entanto no caso do recepcionista isso é importantíssimo.

Pois nessa função ele será o primeiro contato com os clientes, fornecedores e parceiros, assim devendo ser discreto e preservar as particularidades de cada um.

Além disso, o recepcionista também deve tratar a todos com respeito e manter um comportamento adequado tanto com clientes como colegas de trabalho.

Cordial

Esse profissional também deve saber tratar a todos de maneira gentil e com educação, ainda que as pessoas estejam irritadas e ajam de forma inconveniente.

Por isso ele deve ser paciente e ter inteligência emocional nesse momento para saber contornar a situação da melhor forma possível.

Proativo

As empresas geralmente esperam que qualquer profissional seja proativo, mas no caso do recepcionista é primordial.

Pois como ele será o primeiro contato dos clientes com a empresa, então deve ter conhecimento sobre o funcionamento do local e estar à disposição para tirar dúvidas e solucionar problemas.

Organizado

O recepcionista também deve ser organizado e ser capaz de lidar com a demanda do trabalho, estando pronto para atender telefonemas, clientes e solicitações dos superiores.

Por isso é importante que ele tenha uma agenda com todo o cronograma das atividades que deve realizar para prestar um bom atendimento.

Além disso, ele deve manter a organização do seu local de trabalho para conseguir encontrar tudo o que precisa e agilizar o atendimento e serviços que precisa realizar diariamente.

Seguro

Esse profissional também precisa se mostrar seguro tanto para os clientes como superiores.

Por isso ele deve falar com firmeza e passar confiança, dessa forma transmitirá mais credibilidade para o cliente.

Assim o recepcionista precisa ter uma boa postura, com pernas alinhadas e ombros e pés levemente afastados, não exagerar nos gestos com as mãos, evitar cruzar os braços, apontar para as pessoas, falar com calma e clareza.

Dedicado

Como você percebeu o recepcionista tem como missão transmitir a imagem da empresa e por isso deve ser dedicado e dar o seu melhor no trabalho.

Por isso deve se esforçar para passar confiança e prestar um atendimento de qualidade.

Além disso, é importante ser discreto e assumir a responsabilidade em diferentes situações.

Habilidoso com tecnologia

Geralmente esse profissional trabalha com a ajuda de um computador, em que faz o cadastro dos clientes, anotações e registros que os superiores solicitam.

Por isso deve ter familiaridade na hora de lidar com programas e ferramentas tecnológicas.

Assim saberá utilizar softwares sem grandes dificuldades, sendo capaz de ser ágil no trabalho e atender as demandas.

Discreto

O recepcionista deve ter discrição tanto em suas ações como na aparência.

Por isso ele deve evitar julgar as pessoas e atender a todos de forma cordial, independente de sua condição social, etnia ou aparência, e com paciência.

Além disso, deve apresentar um visual discreto, com roupas, unhas e maquiagem que não chamem a atenção e usar poucos acessórios, mantendo o foco em prestar um bom atendimento.

Bom ouvinte

Esse profissional também deve saber ouvir tanto clientes como superiores, recebendo todas as informações com atenção.

Além disso, ele precisa saber qual a necessidade do cliente e suas dúvidas para poder orientá-lo de forma satisfatória e ser capaz de registrar todos os dados corretamente.

Querer se desenvolver profissionalmente

Esse profissional também precisa ter como objetivo se desenvolver profissionalmente para sempre dar seu melhor no trabalho.

Por isso deve realizar cursos e ter novos aprendizados para melhorar seus conhecimentos e habilidades e assim desempenhar um bom trabalho.

Assim é essencial que quem deseja ser recepcionista continue estudando, faça faculdade na área administrativa ou comunicação e aprenda outras línguas.  

Dessa forma melhorará seu nível profissional e será capaz de realizar seu trabalho com eficácia.

Como aumentar as chances de ser selecionado para etapa de entrevista?

Para aumentar suas chances de ser selecionado para etapa de entrevista de uma vaga de recepcionista é preciso se atentar desde a digitação do currículo ao seu preparo para a entrevista.

A seguir você vai conferir dicas que vão ajudar você a ser selecionado para a etapa de entrevista.

Capriche no seu currículo

Para que você chame a atenção do recrutador entre tantos candidatos é preciso caprichar no seu currículo.

Por isso você deve escrevê-lo de forma resumida, com até duas páginas e tomar cuidado para citar experiências profissionais e cursos que estejam relacionados com a descrição da vaga.

Coloque apenas informações verdadeiras, por exemplo, se você tem conhecimento básico em inglês então não fale que é fluente.

Pois as informações podem ser tiradas a limpo na etapa da entrevista e se a empresa souber que você mentiu terá uma péssima impressão e poderá descartar sua candidatura.

Faça uma boa carta de apresentação

Algumas vagas pedem que o candidato escreva uma carta de apresentação de até uma página.

Nela você deve explicar os motivos pelos quais acredita que é o candidato ideal, por isso é bom relacionar as características comportamentais que a profissão exige com suas competências e habilidades.

Cuidado com a escrita

É importante que você pratique sua escrita antes de escrever o currículo, para que seja capaz de redigi-lo sem erros de português, de forma clara, organizada e persuasiva para chamar a atenção do recrutador.

Além disso, como agora as empresas estão recebendo o currículo por meio de plataformas de busca de vagas como, por exemplo, as Soluções Para Candidatos da EMPREGARE, então a primeira triagem do currículo é feita de forma automatizada.

Por isso é preciso escrever o objetivo do currículo levando em conta as palavras-chaves que os requisitos da vaga contém.

No entanto você deve colocar apenas as palavras-chaves que tenham relação com seus conhecimentos e habilidades.

Pesquise sobre a empresa

Você também deve pesquisar sobre a empresa que pretende se candidatar, levando em consideração sua cultura organizacional, setor que trabalha, produtos e serviços que disponibiliza.

Dessa forma poderá se preparar melhor para a entrevista e causar uma boa impressão.

Invista em sua rede de contatos

Outra coisa que você deve fazer é investir no seu relacionamento com as pessoas, mantendo boas relações com profissionais que atuam em empresas que podem vir a contratar um recepcionista.

Você também pode ter uma boa relação com colegas de faculdade e grupos de trabalho.

Mas se relacione de forma desinteressada, compartilhando informações e interesses, assim quando surgir uma oportunidade algum dos seus contatos pode se lembrar de você.

Não desista

Se você deseja realmente atuar como recepcionista seja persistente e mesmo que as empresas não te selecionarem nas primeiras entrevistas continue tentando.

Pois procurar um emprego funciona como um trabalho em que é preciso ter empenho, organização e foco.

Trabalhe sua inteligência emocional

Para atuar como recepcionista é preciso desenvolver sua inteligência emocional.

Pois atualmente o profissional valorizado é aquele que é capaz de se acalmar quando fica irritado e ter a capacidade para se motivar mesmo em meio a problemas.

Dessa forma tem a capacidade de lidar com conflitos, negociar e controlar seus próprios sentimentos.

Prepare-se antes da entrevista

Além de pesquisar sobre a empresa que vai atuar, é necessário que você se prepare tanto mentalmente como fisicamente.

Por isso cuide para chegar dez minutos antes do horário e ser paciente caso o recrutador demore para chamá-lo.

Cuide para que sua aparência esteja a melhor possível, arrumando-se de acordo com o perfil da organização.

Caso a empresa seja formal, use roupas sociais e se for informal uma calça ou saia jeans combinando com uma camisa social já é suficiente.

Como se sair bem em uma entrevista de emprego para recepcionista?

A entrevista de emprego é um momento difícil para os candidatos, já que costuma causar tensão e ansiedade.

No entanto sabendo se comportar da melhor maneira possível é mais fácil saber lidar com a situação.

Por isso vamos mostrar algumas dicas que podem ajudar você.

Seja positivo

Durante a entrevista você deve agir de forma positiva e caso o recrutador pergunte sobre sua pretensão salarial e se há a possibilidade de mudar de cidade não responda rapidamente.

Fale que está aberto para explorar as possibilidades que a empresa oferece e pensar sobre o assunto.

Evite falar mal do emprego anterior

Ao ser questionado sobre sua experiência anterior mesmo que ela não tenha sido agradável você deve evitar falar mal do seu gestor, colegas de trabalho ou mesmo da empresa.

Pois isso demonstra falta de ética profissional, por isso você deve responder de forma sucinta citando apenas os pontos que o agradou no emprego anterior.

Mostre-se disposto a aceitar desafios

Caso você não tenha experiência como recepcionista se mostre animado para aceitar desafios e crescer profissionalmente.

Seu entusiasmo e vontade poderão ser bem vistos pelo recrutador.

Chegue cedo

Procure sair cedo de casa no dia da entrevista para evitar ficar nervoso ou ansioso e pensar melhor no que falar.

Cuide da sua aparência

Use roupas adequadas para a entrevista, dando preferência a roupas formais no caso de empresas grandes e tradicionais e informais em organizações mais liberais.

Mostre confiança

Olhe o recrutador no olho e dê um aperto de mão firme quando ele lhe oferecer a mão.

Você também deve sorrir e ser agradável, isso ajudará você a passar confiança.

Além disso, você deve sempre falar a verdade, ainda que o entrevistador pergunte sobre seus pontos fracos, pois as empresas valorizam a sinceridade.

Preste atenção

Procure ouvir com atenção as perguntas do entrevistador para que possa identificar o que ele deseja saber e assim dar a melhor resposta possível.

Tenha uma boa conduta profissional

Evite conversar de outros assuntos além do trabalho como piadas, religião, futebol, política ou programas de televisão e vídeos de entretenimento.

Você também deve evitar ficar olhando com curiosidade para a mesa do recrutador e praticar hábitos que as empresas reprovam como fumar.

Dê bons motivos para ser contratado

Ao explicar sobre as razões para te contratarem você deve falar sobre suas habilidades que estão relacionadas ao cargo.

Também mencione experiências profissionais que já vivenciou e mostre que pode gerar lucros para a organização.

Perguntas frequentes (FAQ) sobre entrevista de emprego para recepcionista

1. Quais perguntas são feitas em entrevista de recepcionista?

Durante uma entrevista para a posição de recepcionista, é comum que os recrutadores façam perguntas para avaliar sua habilidade de lidar com o público, comunicação e organização. Algumas perguntas comuns incluem:

• “Como você lida com situações de estresse?”
• “Como você organiza suas tarefas quando há muitas solicitações ao mesmo tempo?”
• “Pode dar um exemplo de como você lidou com um cliente difícil no passado?”
• “Quais ferramentas ou softwares você já utilizou no atendimento ao cliente?”

Essas perguntas têm como objetivo entender como você gerencia seu tempo, suas habilidades interpessoais e como resolve problemas.

2. Quais são as 4 principais tarefas do recepcionista?

As principais tarefas de um recepcionista incluem:

1. Atendimento ao público: Receber visitantes, clientes e fornecedores, fornecendo as informações iniciais e direcionando-os para o setor ou pessoa responsável.
2. Gestão de agenda e chamadas: Agendar compromissos, atender ligações, direcioná-las corretamente e anotar recados.
3. Organização e controle administrativo: Gerenciar correspondências, organizar documentos e manter o ambiente de recepção em ordem.
4. Suporte aos demais setores: Auxiliar em tarefas administrativas básicas e apoiar outros setores conforme necessário.

Essas atividades garantem um fluxo de atendimento eficiente e contribuem para a imagem profissional da empresa.

3. O que falar sobre recepcionista?

Um recepcionista é a “cara” da empresa, sendo a primeira pessoa que clientes e visitantes encontram. Ele deve ser cordial, atencioso e ter boa capacidade de comunicação. Além disso, precisa ser organizado, ter habilidades de multitarefa e ser proativo para lidar com diferentes situações, desde o atendimento de visitantes até a gestão de chamadas telefônicas e correspondências. Falar sobre a importância do papel de recepcionista envolve destacar sua contribuição para um ambiente de trabalho mais organizado e para uma experiência de atendimento positiva para clientes e visitantes.

4. Como se apresentar como recepcionista?

Para se apresentar como recepcionista, seja em uma entrevista ou ao iniciar um novo trabalho, você deve destacar suas habilidades de comunicação, atendimento ao público e organização. Por exemplo:

“Olá, meu nome é [Seu Nome]. Tenho experiência como recepcionista em [nome da empresa anterior], onde fui responsável por receber clientes e visitantes, gerenciar a agenda de reuniões e apoiar a equipe administrativa. Sou uma pessoa organizada, comunicativa e sempre busco oferecer um atendimento acolhedor e eficiente. Acredito que essas habilidades são essenciais para garantir uma boa experiência para os visitantes e para a equipe.”

Como você viu para se sair bem na entrevista de emprego para recepcionista é preciso desenvolver competências comportamentais que essa profissão exige, como boa comunicação, discrição, proatividade e segurança.

Além disso, durante a entrevista você deve tomar algumas atitudes, como:

• ser positivo;
• evitar falar mal do emprego anterior;
• mostrar-se disposto a aceitar desafios;
• chegar cedo;
• cuidar da sua aparência;
• mostrar confiança;
• prestar atenção;
• ter uma boa conduta profissional;
• dar bons motivos para te contratarem.  

Dessa forma você causará uma boa impressão no entrevistador e terá mais chances de que ele te selecione para a vaga de recepcionista.

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